Mail Merge

Mail merge adalah fitur yang sangat berguna dalam aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word untuk membuat dokumen yang dipersonalisasi secara massal.

Misalnya, Anda bisa membuat ratusan surat undangan dengan nama dan alamat yang berbeda-beda tanpa harus mengetik ulang semuanya satu per satu.

Kegunaan Mail Merge:

• • Surat: Membuat surat pribadi kepada banyak orang dengan nama dan informasi yang berbeda-beda.
  • Label: Membuat label pengiriman dengan alamat yang berbeda-beda.
  • Amplop: Membuat amplop dengan alamat yang berbeda-beda.
  • Dokumen lain: Membuat dokumen lain seperti sertifikat, kartu ucapan, dll., dengan data yang dipersonalisasi.

Langkah-langkah Menggunakan Mail Merge

1. 1.   Siapkan Dokumen Utama:

• • • Buka Microsoft Word dan buat dokumen yang ingin Anda jadikan template. Misalnya, surat undangan.
    • Tulis teks yang sama untuk semua dokumen, lalu tempatkan kursor pada bagian yang ingin Anda ganti dengan data yang berbeda-beda (misalnya, nama, alamat).
    • Masukkan kode gabungan (merge field) dengan cara:
      • Klik tab Mailings.
      • Klik tombol Insert Merge Field.
      • Pilih kode gabungan yang sesuai (misalnya, First Name, Last Name, Address).

1. 2.   Siapkan Daftar Penerima:

• • • Buat daftar penerima dalam format tabel di Microsoft Excel.
    • Setiap kolom mewakili satu kode gabungan (misalnya, kolom A untuk nama depan, kolom B untuk nama belakang, kolom C untuk alamat).
    • Pastikan nama kolom di Excel sesuai dengan kode gabungan yang Anda gunakan di Word.

1. 3.   Hubungkan Dokumen Utama dengan Daftar Penerima:

• • • Di Word, pada tab Mailings, klik Select Recipients.
    • Pilih opsi Use an Existing List.
    • Cari dan buka file Excel yang berisi daftar penerima.

1. 4.   Tulis dan Selesai:

• • • Preview: Untuk melihat hasil akhir sebelum mencetak, klik Preview Results.
    • Cetak: Jika sudah sesuai, klik Start Mail Merge lalu pilih Print Documents.

 Contoh Penggunaan Mail Merge

Misalnya, Anda ingin membuat 100 surat undangan.

1. 1.   Dokumen Utama (Word):

“Yth. Bapak/Ibu [Last Name],<br>

Dengan hormat,<br>

Kami mengundang Bapak/Ibu [First Name] untuk menghadiri acara kami…<br>

Demikian undangan ini kami sampaikan. Terima kasih.<br>

Hormat kami,<br>

[Nama Anda]”

1. 2.   Daftar Penerima (Excel):

| No | First Name | Last Name | Address |

|—|—|—|—|

| 1 | Budi | Santoso | Jl. Mawar No. 1 |

| 2 | Ani | Susanti | Jl. Melati No. 5 |

| … | … | … | … |

1. 3.   Hubungkan dan Cetak:

Ikuti langkah-langkah di atas untuk menghubungkan dokumen Word dengan daftar Excel. Setelah itu, Anda bisa langsung mencetak semua surat undangan dengan data yang berbeda-beda sesuai dengan daftar penerima.